Zorgvuldig met wat je deelt

1.1 Doula Luna, de eenmanszaak van Luna Alhinho Karantonis, gevestigd te Ter Rivierenlaan 68, 2100 Deurne, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 1036.115.297, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Hierna wordt zij aangeduid als “de doula”.

1.2 Voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens of de uitoefening van privacyrechten kan contact worden opgenomen via:

• Doula Luna
• E-mail: info@doulaluna.be
• Adres: Ter Rivierenlaan 68, 2100 Deurne
• Website: www.doulaluna.be

2.1 Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door de doula in het kader van haar dienstverlening en overige contacten met cliënten en geïnteresseerden.

2.2 Dit omvat onder meer:

• doulatrajecten;
• individuele consulten;
• geboorte- en postpartumbegeleiding;
• workshops en groepsactiviteiten;
• online begeleiding;
• communicatie met cliënten;
• contact via de website;
• administratie en facturatie;
• nieuwsbriefinschrijvingen.

2.3 De doula verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de toepasselijke Belgische privacywetgeving.

3.1 Identificatie- en contactgegevens

• voor- en achternaam;
• adres;
• woonplaats;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• geboortedatum, indien noodzakelijk.

3.2 Gegevens die relevant zijn voor de begeleiding

Voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de dienstverlening kunnen onder meer worden verwerkt:

• uitgerekende datum;
• informatie over zwangerschap en eerdere zwangerschappen of bevallingen;
• geboortevoorkeuren en geboorteplan;
• informatie over de gewenste begeleiding;
• contactgegevens van partner of andere contactpersoon;
• praktische informatie die relevant is voor de begeleiding;
• informatie die tijdens consulten door de cliënt wordt gedeeld;
• relevante aantekeningen over de begeleiding.

De cliënt bepaalt zelf welke persoonlijke informatie hij of zij met de doula deelt, voor zover deze informatie niet noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst.

3.3 Financiële en administratieve gegevens

• factuurgegevens;
• betalingsgegevens;
• gegevens die noodzakelijk zijn voor de boekhouding en wettelijke administratie.

3.4 Ondertekeningsgegevens

Wanneer documenten digitaal worden ondertekend via SignWell, kunnen gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn om het ondertekeningsproces vast te leggen en de integriteit van het ondertekende document aan te tonen, zoals naam, e-mailadres, IP-adres, datum en tijdstip van ondertekening en gegevens uit de audit trail.

3.5 Gegevens via de website

Wanneer iemand contact opneemt via het contactformulier op de website, kunnen onder meer de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer, het onderwerp van de vraag en de inhoud van het bericht worden verwerkt.

3.6 Nieuwsbrief

Wanneer iemand zich vrijwillig inschrijft voor de nieuwsbrief, wordt het daarvoor noodzakelijke e-mailadres verwerkt en eventueel de naam indien deze wordt gevraagd.

4.1 In het kader van doulabegeleiding kan de doula informatie ontvangen die betrekking heeft op de gezondheid van de cliënt, bijvoorbeeld informatie over zwangerschap, medische voorgeschiedenis, bevalling of herstel.

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens waarvoor de AVG aanvullende bescherming biedt.

4.2 De doula verwerkt dergelijke gegevens uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de overeengekomen begeleiding of wanneer daarvoor een andere geldige wettelijke grondslag bestaat.

4.3 Voor zover voor een specifieke verwerking van gezondheidsgegevens een uitdrukkelijke toestemming van de cliënt vereist is, wordt deze toestemming afzonderlijk gevraagd.

4.4 De cliënt is niet verplicht meer gezondheidsinformatie te verstrekken dan noodzakelijk is voor de overeengekomen dienstverlening. Het niet verstrekken van informatie die noodzakelijk is voor een bepaalde vorm van begeleiding kan er wel toe leiden dat de doula deze begeleiding niet of niet volledig kan uitvoeren.

4.5 De doula verleent geen medische zorg. Het verwerken van gezondheidsgegevens houdt niet in dat de doula medische diagnoses stelt, medische behandelingen uitvoert of medische verantwoordelijkheid overneemt.

• Het aangaan en uitvoeren van de overeenkomst met de cliënt;
• Het plannen, voorbereiden en uitvoeren van consulten en andere vormen van begeleiding;
• Het kunnen bieden van passende praktische, emotionele en informatieve ondersteuning;
• Het onderhouden van communicatie met de cliënt, bijvoorbeeld via e-mail, telefoon of berichtenapps;
• Het voeren van administratie en facturatie;
• Digitale ondertekening en bewijs van overeenkomsten: voor het digitaal laten ondertekenen van overeenkomsten, toestemmingsverklaringen en andere relevante documenten en voor het vastleggen van het ondertekeningsproces en de integriteit van de ondertekende documenten;
• Het voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen;
• Het beantwoorden en opvolgen van vragen die via de website of andere communicatiekanalen worden gesteld;
• Het verzenden van een nieuwsbrief wanneer de betrokkene zich hiervoor afzonderlijk heeft aangemeld;
• Het beschermen van de veiligheid en goede werking van de website en informatiesystemen.

Persoonsgegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden die onverenigbaar zijn met de doeleinden waarvoor de gegevens oorspronkelijk zijn verzameld.

6.1 Uitvoering van de overeenkomst

Wanneer de verwerking noodzakelijk is om de overeenkomst met de cliënt te sluiten of uit te voeren.

6.2 Wettelijke verplichting

Wanneer de doula wettelijk verplicht is bepaalde persoonsgegevens te verwerken of te bewaren, bijvoorbeeld voor fiscale en boekhoudkundige verplichtingen.

6.3 Gerechtvaardigd belang

Wanneer de verwerking noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van de doula, zoals het veilig en efficiënt organiseren van haar dienstverlening, voor zover de belangen en fundamentele rechten van de cliënt hierdoor niet zwaarder wegen.

6.4 Toestemming

Wanneer de wet vereist dat vooraf toestemming wordt gevraagd, zal de doula deze toestemming afzonderlijk en op vrijwillige basis vragen.

Een gegeven toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken. Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

7.1 De doula verkoopt of verhuurt geen persoonsgegevens aan derden.

7.2 Voor de uitvoering van haar dienstverlening en bedrijfsvoering maakt de doula gebruik van verschillende digitale en administratieve diensten. Deze dienstverleners kunnen, afhankelijk van de dienst, persoonsgegevens verwerken. De doula maakt onder meer gebruik van:

• Microsoft 365, Word Online en OneDrive voor het opstellen, bewerken en digitaal opslaan van documenten, waaronder overeenkomsten, formulieren en andere documenten die persoonsgegevens kunnen bevatten, en voor het verzenden, ontvangen en bewaren van e-mail, waaronder de berichten die via het contactformulier binnenkomen;
• Google Drive voor digitale opslag en beheer van documenten en cliëntgegevens;
• Accountable voor administratie, boekhouding en facturatie;
• SignWell voor het digitaal verzenden en ondertekenen van overeenkomsten, toestemmingsverklaringen en andere documenten, en voor het vastleggen van het ondertekeningsproces en de bijbehorende auditgegevens;
• Canva voor het ontwerpen en opmaken van documenten, bijlagen, werkbladen en andere materialen die in het kader van de dienstverlening worden gebruikt;
• MailerLite voor het beheren van nieuwsbriefinschrijvingen en het verzenden van nieuwsbrieven;
• Vercel voor de hosting van de website. De website wordt geserveerd vanuit een datacenter binnen de Europese Unie. Hierbij worden automatisch technische logbestanden aangelegd die noodzakelijk zijn voor de werking en beveiliging van de website;
• mijn.host voor de registratie van de domeinnaam doulaluna.be, het beheer van de bijbehorende DNS-instellingen en het verzenden van de berichten die via het contactformulier worden achtergelaten;
• Agensea, die de website heeft ontwikkeld en het technisch onderhoud verzorgt, en in dat kader toegang kan hebben tot de systemen waarin berichten uit het contactformulier terechtkomen.

7.3 De doula verstrekt aan deze dienstverleners uitsluitend de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de betreffende dienst. Waar mogelijk worden persoonsgegevens, en in het bijzonder gezondheidsgegevens, niet verwerkt in systemen die uitsluitend worden gebruikt voor het ontwerpen of opmaken van documenten, zoals Canva.

7.4 Wanneer een dienstverlener persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de doula, worden waar wettelijk vereist passende afspraken gemaakt over de verwerking en bescherming van deze persoonsgegevens.

7.5 Indien de doula wettelijk verplicht is persoonsgegevens aan een overheidsinstantie of andere bevoegde instantie te verstrekken, zal zij daaraan voldoen.

8.1 Sommige dienstverleners die door de doula worden gebruikt, kunnen persoonsgegevens opslaan of verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

8.2 Indien persoonsgegevens naar een land buiten de EER worden doorgegeven, gebeurt dit uitsluitend wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond en een toegestaan doorgiftemechanisme overeenkomstig de AVG bestaat, zoals een adequaatheidsbesluit of passende waarborgen.

8.3 De doula probeert bij de keuze van dienstverleners rekening te houden met passende beveiliging en bescherming van persoonsgegevens.

9.1 De doula bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting een langere bewaartermijn voorschrijft.

9.2 Voor verschillende categorieën persoonsgegevens gelden de volgende bewaartermijnen:

• Persoons- en contactgegevens: maximaal 5 jaar na het laatste contact, tenzij een kortere bewaartermijn passend is of een wettelijke verplichting een langere termijn vereist;
• Medische en andere persoonlijke gegevens die in het kader van de begeleiding worden verwerkt: maximaal 2 jaar na afloop van de begeleiding;
• Facturatie-, boekhoudkundige en fiscale gegevens: gedurende de wettelijke bewaartermijn die daarvoor geldt;
• Gegevens uit contactaanvragen: zolang als noodzakelijk om de vraag te behandelen en eventueel op te volgen, tenzij er een overeenkomst tot stand komt of een andere geldige reden bestaat om de gegevens langer te bewaren;
• Nieuwsbriefgegevens: zolang de betrokkene ingeschreven blijft. Na uitschrijving worden de gegevens niet langer gebruikt voor het verzenden van de nieuwsbrief. Een beperkte registratie van de uitschrijving kan worden bewaard om deze uitschrijving te kunnen aantonen.

9.3 Toestemmingsregistraties kunnen worden bewaard zolang dit noodzakelijk is om aan te tonen dat de toestemming rechtmatig is verkregen en, waar relevant, gedurende de periode waarin de betreffende verwerking plaatsvindt.

9.4 Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij er een wettelijke of andere gerechtvaardigde reden bestaat om deze langer te bewaren.

10.1 De doula neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, onbevoegde toegang, wijziging of openbaarmaking.

10.2 De doula maakt zowel gebruik van digitale als papieren cliëntgegevens.

10.3 Digitale cliëntgegevens worden verwerkt en opgeslagen via de door de doula gebruikte systemen, waaronder Microsoft 365/OneDrive en Google Drive. De doula neemt passende maatregelen om toegang tot deze systemen te beveiligen.

10.4 De doula gebruikt waar beschikbaar en passend aanvullende beveiligingsmaatregelen, zoals sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie.

10.5 Papieren documenten met persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en zodanig opgeslagen dat onbevoegde personen hier geen toegang toe hebben.

10.6 Hoewel de doula passende maatregelen neemt, kan zij geen absolute veiligheid van elektronische gegevensuitwisseling of digitale opslag garanderen.

• inzage te vragen in de persoonsgegevens die de doula verwerkt;
• onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren;
• onder bepaalde omstandigheden verwijdering van persoonsgegevens te vragen;
• onder bepaalde omstandigheden beperking van de verwerking te vragen;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is;
• een eerder gegeven toestemming in te trekken.

11.2 Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig op basis van die toestemming zijn uitgevoerd.

11.3 Een verzoek kan worden ingediend via het e-mailadres info@doulaluna.be. De doula kan de identiteit van de verzoeker controleren wanneer dit noodzakelijk is om persoonsgegevens te beschermen.

11.4 De doula behandelt een verzoek in beginsel binnen één maand na ontvangst. Indien een verzoek complex is of er meerdere verzoeken zijn, kan deze termijn overeenkomstig de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. De cliënt wordt daarvan binnen de eerste maand op de hoogte gebracht.

12.1 De doula kan een nieuwsbrief versturen over haar dienstverlening, activiteiten, workshops, informatie en andere relevante onderwerpen rondom zwangerschap, geboorte, postpartum en ouderschap.

12.2 Voor het beheren van nieuwsbriefinschrijvingen en het verzenden van nieuwsbrieven maakt de doula gebruik van MailerLite. Het e-mailadres en, indien gevraagd, de naam van de abonnee worden hiervoor verwerkt.

12.3 Inschrijving voor de nieuwsbrief gebeurt afzonderlijk en vrijwillig. Het al dan niet inschrijven voor de nieuwsbrief heeft geen gevolgen voor het aangaan of uitvoeren van de overeenkomst met de doula.

12.4 De nieuwsbrief wordt uitsluitend verzonden wanneer de betrokkene hiervoor een afzonderlijke en rechtsgeldige toestemming heeft gegeven, voor zover toestemming als wettelijke grondslag vereist is.

12.5 Iedere nieuwsbrief bevat een eenvoudige mogelijkheid om zich kosteloos uit te schrijven. Na uitschrijving wordt het e-mailadres niet langer gebruikt voor het verzenden van de nieuwsbrief.

12.6 De registratie van een inschrijving en eventuele uitschrijving kan worden bewaard voor zover dit noodzakelijk is om de rechtmatigheid van de verzending van nieuwsbrieven aan te tonen.

12.7 De verwerking van persoonsgegevens door MailerLite vindt plaats overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving en de afspraken tussen de doula en MailerLite als dienstverlener.

13.1 De doula publiceert geen herkenbare foto’s, video’s, persoonlijke verhalen, geboorteverhalen of recensies van cliënten zonder dat hiervoor, wanneer dit vereist is, afzonderlijke toestemming is verkregen.

13.2 Indien toestemming wordt gevraagd, wordt deze afzonderlijk en zo specifiek mogelijk gevraagd.

13.3 Het weigeren of intrekken van deze toestemming heeft geen gevolgen voor de dienstverlening.

13.4 Een toestemming kan worden ingetrokken voor toekomstig gebruik. Intrekking heeft geen invloed op gebruik dat rechtmatig heeft plaatsgevonden voordat de toestemming werd ingetrokken.

14.1 Wanneer iemand via het contactformulier contact opneemt, verwerkt de doula de gegevens die nodig zijn om de vraag te beantwoorden en, indien nodig, verder op te volgen. Het gaat om de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer indien dit wordt opgegeven, het onderwerp van de vraag en de inhoud van het bericht. Deze gegevens worden per e-mail bij de doula bezorgd en verder behandeld zoals in deze privacyverklaring beschreven.

14.2 De website wordt gehost bij Vercel, op servers binnen de Europese Unie. De hostingprovider legt automatisch technische logbestanden aan die noodzakelijk zijn voor de veilige en correcte werking van de website. Hierin kunnen onder meer het IP-adres, het opgevraagde webadres, het tijdstip van het bezoek en gegevens over de gebruikte browser en het apparaat worden vastgelegd. Deze gegevens worden niet gebruikt om bezoekers persoonlijk te identificeren of te volgen.

14.3 De domeinnaam en de bijbehorende DNS-instellingen worden beheerd via mijn.host. De ontwikkeling en het technisch onderhoud van de website gebeuren door Agensea.

14.4 De website maakt geen gebruik van analytische, marketing- of andere niet-noodzakelijke cookies. Er worden geen bezoekersstatistieken bijgehouden en er wordt geen gebruikgemaakt van tracking- of advertentietechnologie. Om die reden wordt geen cookiebanner getoond.

14.5 Indien de doula in de toekomst wel gebruik zou maken van analytische, marketing- of andere niet-noodzakelijke cookies, wordt daarvoor vooraf toestemming gevraagd en wordt hierover aanvullende informatie verstrekt via een cookiebeleid of cookiebanner.

14.6 De website bevat links naar externe platformen, zoals Instagram. Wie op zo’n link klikt, verlaat de website van de doula. Op die platformen gelden de privacyvoorwaarden van de betreffende aanbieder. De doula is niet verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens door deze partijen.

15.1 Indien de cliënt vragen of klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens, wordt verzocht eerst contact op te nemen met de doula via info@doulaluna.be.

15.2 De cliënt behoudt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) wanneer hij of zij van mening is dat persoonsgegevens niet overeenkomstig de AVG of toepasselijke Belgische privacywetgeving worden verwerkt.

16.1 De doula kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer dit noodzakelijk is als gevolg van wijzigingen in wetgeving, rechtspraak, gebruikte technologie of de dienstverlening.

16.2 De meest recente versie van de privacyverklaring is beschikbaar via de website van Doula Luna of kan op verzoek worden verstrekt.

16.3 Bij belangrijke wijzigingen zal de doula, wanneer dit wettelijk vereist is, de cliënt hierover informeren.